Natura Abhorret a Vacuo

(Anche in Ufficio e in Reparto)

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«Natura abhorret a vacuo», la natura rifiuta il vuoto: la frase viene spesso attribuita, per errore, a Cartesio. In realtà affonda le radici nella fisica aristotelica. Aristotele negava che il vuoto potesse esistere davvero, in aperta polemica con la rivoluzionaria teoria atomista di Leucippo e Democrito, che lo consideravano invece la condizione necessaria perché la materia potesse muoversi. Per Aristotele, al contrario, ogni spazio fisico deve necessariamente essere occupato da qualcosa, solido, liquido o gassoso non importa: il vuoto, semplicemente, non può darsi.

Non serve condividere la fisica aristotelica per riconoscere che l'intuizione regge benissimo fuori dal laboratorio (oggi sappiamo che il vuoto esiste, e su questo punto gli atomisti avevano visto più lontano). Se lasci uno spazio scoperto, prima o poi qualcosa lo riempie. E nei sistemi di gestione, quel qualcosa raramente è aria.

Al posto della materia arriva l'interesse personale. Questa volta niente film, niente serie tv, niente citazioni pop. Solo persone che puoi incrociare domani mattina in corridoio o in reparto. Se ti riconosci in una di queste descrizioni, non è un caso: è il punto.

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☙ Il Supplente Permanente ❧

Nessuno gli ha mai affidato per iscritto quel ruolo. Un giorno, semplicemente, ha iniziato a occuparsene: le chiavi dell'armadio farmaci, la gestione dei turni scambiati all'ultimo, le decisioni su chi entra e chi no in un'area riservata. Con il tempo la cosa si è consolidata, e ora nessuno osa metterla in discussione, perché "tanto se ne occupa già lui".

Il problema non è la sua competenza, spesso reale. Il problema è che nessuno ha mai definito per iscritto cosa può decidere e cosa no. E quando le cose vanno storte, la responsabilità torna sempre a chi avrebbe dovuto formalizzare quel ruolo, non a chi l'ha semplicemente occupato.

Riferimento normativo: D.Lgs. 81/2008, art. 16 - la delega di funzioni deve essere espressa, scritta, con data certa e con individuazione precisa di poteri e limiti. In assenza di una delega formale, gli obblighi restano in capo al datore di lavoro, anche se un ruolo viene di fatto esercitato da qualcun altro.

2

☙ Il Firma e Non Guarda ❧

Compila la checklist di controllo ogni mattina. Le caselle sono tutte spuntate, sempre, in ogni turno, da anni. Il problema è che quella checklist, in realtà, non la legge quasi mai: firma perché è il gesto che ci si aspetta da lui, non perché abbia verificato qualcosa.

Funziona finché nessuno controlla il controllore. Funziona finché un audit a campione, una verifica incrociata, una domanda diretta di un ispettore non fanno emergere che dietro quel segno di spunta non c'è mai stata una vera osservazione.

Riferimento normativo: ISO 9001:2015, clausola 9.1 - il monitoraggio dei processi deve fornire evidenza reale di conformità, non solo la registrazione formale dell'attività svolta. D.Lgs. 231/2001, art. 6 - i controlli dell'Organismo di Vigilanza devono essere autonomi ed effettivi, non meramente documentali.

3

☙ Il Controllore di Se Stesso ❧

Fa e verifica. Inserisce i dati e li convalida. Prepara il documento e lo approva. In un'organizzazione ben progettata, chi esegue e chi controlla non sono mai la stessa persona. Dove questo principio manca, chi occupa entrambi i ruoli ha tutto lo spazio per aggiustare un numero, spostare una scadenza, far sparire una non conformità prima che qualcuno se ne accorga.

Non serve malafede per arrivarci. Basta che nessuno gli abbia mai chiesto: "e chi controlla te?"

Riferimento normativo: ISO 37001:2016, clausola 8.4 - tra i controlli non finanziari indicati per prevenire la corruzione rientra la segregazione dei compiti: chi autorizza un'operazione non dovrebbe essere la stessa persona che la esegue o la verifica.

4

☙ Il Custode del Sapere Unico ❧

È l'unico che sa davvero come funziona quella procedura, quella macchina, quel foglio Excel costruito quindici anni fa e mai più documentato. Non per caso: ha lavorato, consapevolmente o no, perché restasse così. Nessun manuale, nessuna informazione documentata, nessun sostituto formato. Risultato: è insostituibile, e lo sa.

Questo non è competenza, è un vuoto lasciato apposta. l'assenza di informazioni documentate e di un piano di continuità delle competenze diventata leva di potere personale.

Riferimento normativo: ISO 9001:2015, clausola 7.5 - le informazioni documentate necessarie al funzionamento dei processi devono essere disponibili, accessibili e adeguatamente protette. Una competenza esistente solo nella testa di una persona non soddisfa questo requisito, anche se il processo funziona.

5

☙ Il Cacciatore di Vuoti ❧

A differenza dei primi quattro, che nel vuoto ci sono quasi finiti per caso, questo lo cerca apposta. Studia l'organigramma non per capirlo, ma per trovarne i punti ciechi: quale ruolo non ha una vera linea di riporto, quale controllo nessuno ricontrolla mai, quale processo non ha un responsabile scritto da nessuna parte.

Non riempie il vuoto lavorando di più o sapendo di più. Lo riempie parlando di più, facendosi vedere di più, prendendosi il merito prima degli altri, ed essendo abile a screditare chiunque potrebbe smascherarlo. Non aspetta di essere interpellato: si propone per primo, ad alta voce, prima che qualcun altro si accorga che quello spazio esiste. E una volta dentro, si assicura che resti scoperto abbastanza da restare suo, e non abbastanza da far entrare qualcun altro.

Riferimento normativo: ISO 9001:2015, clausola 5.3 - l'alta direzione deve assicurare che ruoli, responsabilità e autorità per le funzioni pertinenti siano assegnati, comunicati e compresi in tutta l'organizzazione. Un organigramma vago o non comunicato non è solo un problema di efficienza: è il terreno ideale per chi scala una posizione che nessuno gli ha mai davvero affidato.

☙ Il punto ❧

Se ti sei riconosciuto in uno dei primi quattro archetipi, la buona notizia è che spesso non è un piano premeditato: è uno spazio che si è trovato scoperto e che, con il tempo, hai imparato a occupare comodamente. La cattiva notizia è che quello spazio, prima o poi, qualcuno lo misura, un audit, un infortunio, una verifica dell'Organismo di Vigilanza, una domanda scomoda in un momento sbagliato. E a quel punto la convenienza personale che hai costruito diventa la prima cosa che viene messa in discussione.

Se invece ti sei riconosciuto nel quinto, risparmiamoci la finzione: sapevi già cosa stavi facendo. Sapere come si chiama non ti assolve, ti espone soltanto un po' di più.

«La domanda giusta non è se qualcuno riempirà quel vuoto. Lo farà comunque, prima o poi.»

Se non ti sei riconosciuto in nessuno di questi profili, guardati intorno: probabilmente ne hai già individuato uno, magari proprio il quinto, quello che si offre volontario per tutto ciò che nessun altro vuole presidiare, e sorride sempre un po' troppo nelle riunioni. La domanda giusta, allora, non è se qualcuno riempirà quel vuoto. È se lo riempirà per caso, o perché tu, come direzione o come collega, avrai deciso di presidiarlo per primo, prima che ci arrivi lui.

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