Terza puntata della nostra
serie. Nei due articoli precedenti, sulla ISO 9001:2026 e sulla ISO 14001:2026,
abbiamo citato più volte la "Harmonized Structure" come elemento
comune a entrambe le revisioni. Era un debito che dovevamo saldare: è ora di
spiegare cos'è, da dove viene e cosa cambia concretamente per chi gestisce
sistemi di gestione certificati.
Il problema che la HS risolve:
un passo indietro nella storia
Per capire il valore della
Harmonized Structure, bisogna ricordare com'era il mondo dei sistemi di
gestione prima che esistesse. Ogni norma ISO era, di fatto, un universo a sé:
struttura diversa, terminologia diversa, logica interna diversa. La ISO 9001 parlava
di "procedure documentate", la ISO 14001 di "aspetti
ambientali", la ISO 18001 (oggi ISO 45001) di "pericoli e
rischi". Tre lingue differenti per concetti spesso sovrapposti, che
rendevano la gestione integrata di più sistemi un esercizio di traduzione
continua tra framework non compatibili.
Prima del 2012, i diversi
comitati tecnici ISO avevano libertà di sviluppare i propri layout, il che
portava a inconsistenza e complessità. Ad esempio, la ISO 9001:2008 richiedeva
una procedura documentata per il controllo dei documenti, ma la ISO 14001:2004
non lo richiedeva.
La risposta a questa
frammentazione fu l'Annex SL, poi evolutosi nell'High Level Structure e infine
nella Harmonized Structure. Un percorso durato oltre un decennio e ancora in
corso.
L'Annex SL e la nascita
dell'HLS (2012)
L'inizio dei lavori venne
annunciato ufficialmente nel 2006 e il primo gruppo di lavoro che riuscì
nell'impresa fu il Joint Technical Coordination Group (JTCG) istituito
dall'ISO/Technical Management Board. Lo scopo fu quello di garantire che uno
standard del sistema di gestione ISO assomigliasse agli altri, rendendo un po'
più semplice l'utilizzo di più sistemi di gestione integrati.
Il risultato fu l'Annex SL — un
allegato alle Direttive ISO/IEC — che introdusse la cosiddetta High Level
Structure (HLS): una struttura comune a 10 clausole, testo di base condiviso e
un glossario di termini e definizioni uniformi, validi per tutte le norme sui
sistemi di gestione. Da quel momento, l'HLS è servita come linea guida
vincolante per la revisione e lo sviluppo di nuovi standard ISO.
Fu con questa struttura che
vennero scritte le edizioni 2015 di ISO 9001 e ISO 14001, e il testo originale
della ISO 45001 nel 2018. Tra le grandi novità introdotte nel tempo dall'High
Level Structure, infatti, troviamo quella dell'analisi del contesto, quella
dell'approccio alla gestione dei rischi, l'introduzione del concetto di
leadership e quello delle informazioni documentate.
Chi lavora con le norme ISO dal
2015 in poi ha già "vissuto" l'HLS, spesso senza saperlo: quelle
clausole dalla 4 alla 10, con quella struttura sempre uguale — contesto,
leadership, pianificazione, supporto, operatività, valutazione delle prestazioni,
miglioramento — sono la firma dell'High Level Structure.
La revisione del 2018 e la
nascita della Harmonized Structure (2021)
Nel 2018 fu avviata una
consultazione tra i vari comitati ISO che si occupavano dello sviluppo di un
sistema di gestione e gli organismi nazionali di normalizzazione per capire se
aggiornare o meno l'Annex SL. Sebbene la valutazione avesse mostrato che non
c'era bisogno di una revisione profonda del modello, si iniziò comunque a
lavorare su un aggiornamento.
A maggio 2021, l'HLS è stata
sostituita dalla Harmonized Structure (HS) — una versione migliorata con lievi
modifiche a contenuto e terminologia. Il cambio di nome è significativo: si
passa da "High Level Structure" (struttura di alto livello) a
"Harmonized Structure" (struttura armonizzata), un termine che
enfatizza maggiormente la funzione di armonizzazione tra standard diversi
piuttosto che la gerarchia.
Le modifiche sono di poco conto,
trattandosi di meri affinamenti editoriali della versione iniziale. Gli
elementi centrali della Struttura di Alto Livello, infatti, rimangono gli
stessi per la Struttura Armonizzata.
Com'è strutturata la HS: le
dieci clausole comuni
Il cuore della Harmonized
Structure è una struttura a 10 clausole che tutte le norme ISO sui sistemi di
gestione devono condividere. Le clausole 1–3 forniscono orientamento e
contesto, mentre le clausole 4–10 contengono i requisiti effettivi del sistema di
gestione.
Le clausole operative — quelle
che interessano direttamente le organizzazioni certificate — seguono questa
sequenza: la clausola 4 riguarda il contesto dell'organizzazione
(analisi dei fattori interni ed esterni e delle parti interessate); la clausola
5 definisce i requisiti di leadership e impegno della direzione; la
clausola 6 governa la pianificazione, inclusa la gestione di rischi e
opportunità; la clausola 7 si occupa del supporto (risorse, competenze,
comunicazione, documentazione); la clausola 8 regolamenta le attività
operative; la clausola 9 stabilisce i requisiti per la valutazione delle
prestazioni (monitoraggio, audit, riesame della direzione); la clausola 10
disciplina il miglioramento (non conformità, azioni correttive,
miglioramento continuo).
Questa griglia è identica in ISO
9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 e in tutte le altre norme sui sistemi di
gestione sviluppate o aggiornate dopo il 2015. Cambia il contenuto specifico
delle singole clausole — ogni norma aggiunge i propri requisiti disciplinari —
ma lo scheletro è sempre lo stesso.
Cosa cambia concretamente
dalla HLS alla HS
Le differenze sono evolutive, non
rivoluzionarie. Il documento HS (contenuto nell'Appendice 2 delle Direttive
ISO, organizzata su due colonne) presenta alcune innovazioni rispetto alla
precedente HLS:
Integrazione in un unico
documento. La nuova versione della Struttura Armonizzata presenta
un'inedita struttura che integra, in un unico documento, sia il testo di base
comune a tutti i sistemi di gestione ISO, sia le linee guida per gli estensori
di tali norme. Prima, il testo normativo e le istruzioni per chi scriveva la
norma erano separati.
Scopo e campo di applicazione
collegati ai risultati attesi. Lo scopo e il campo di applicazione di tutti
i sistemi gestionali devono indicare i risultati attesi dal sistema di gestione
che è specificato nella norma. Questo fornisce una base da cui le
organizzazioni possono partire per considerare i rischi rilevanti e le
opportunità che devono controllare o sfruttare per raggiungere o superare gli
obiettivi del sistema di gestione.
Guida migliorata per gli
autori di norme. La "Guidance for MSS writers" contenuta
nell'appendice è stata notevolmente migliorata e dovrebbe portare un migliore
allineamento e una maggiore armonizzazione di quei requisiti specifici di ogni
singola disciplina. Questo si traduce, nel tempo, in norme scritte in modo più
coerente tra loro.
Aggiornamento del 2024 sul
cambiamento climatico. Un ulteriore passo è avvenuto nel febbraio 2024:
l'aggiornamento riguarda specificamente la modifica del punto 4 della
Harmonized Structure, che ha sostituito la High Level Structure, creando una
base comune per tutti i sistemi di gestione. Da quel momento, il cambiamento
climatico è diventato un elemento esplicito del contesto organizzativo per
tutti gli standard che si basano sulla HS, ISO 9001 e ISO 14001 comprese.
Come si adotta la HS:
graduale, non immediata
Un aspetto importante da
comprendere è che la HS non è retroattiva. La HS è stata implementata
gradualmente e diventerà obbligatoria con la prossima revisione del relativo
standard ISO. Questo significa che le norme scritte o aggiornate dopo il 2021
devono conformarsi alla HS, mentre le versioni 2015 di ISO 9001 e ISO 14001 si
basano ancora sull'HLS.
Ecco perché le revisioni 2026 di
entrambe le norme rappresentano il momento in cui avviene il passaggio formale:
la HS pubblicata nel 2021 forma la struttura base comune di tutti i sistemi di
gestione moderni e sta progressivamente sostituendo l'attuale HLS. La ISO/IEC
27001, aggiornata nel 2022, è stata tra le prime norme ad adottare la nuova HS.
I vantaggi pratici per chi
gestisce sistemi integrati
Capire la HS non è solo un
esercizio accademico. Per chi gestisce sistemi di gestione nella pratica
quotidiana, i vantaggi dell'armonizzazione si traducono in benefici molto
concreti.
Integrazione semplificata.
Prima dell'introduzione della HS, le organizzazioni dovevano affrontare diverse
strutture e requisiti per ogni standard ISO. Con la HS, le norme condividono
una struttura comune, rendendo più facile combinare e gestire sistemi come ISO
9001, ISO 45001 e ISO 14001.
Riduzione della duplicazione
documentale. Le organizzazioni possono ridurre la duplicazione degli sforzi
utilizzando processi di audit, valutazione dei rischi e gestione dei documenti
unificati, applicabili a tutti i sistemi di gestione implementati. Questo non
solo riduce il carico di lavoro, ma migliora anche l'efficienza operativa
complessiva.
Formazione più efficiente.
Con una struttura standardizzata, è più semplice formare il personale e
aumentare la consapevolezza riguardo ai requisiti dei diversi sistemi di
gestione. La familiarità con una struttura comune accelera il processo di
apprendimento e facilita la comprensione delle responsabilità e dei processi.
Audit integrati più coerenti.
La struttura comune promuove audit interni più efficaci grazie alle clausole e
alla terminologia standardizzate. Ad esempio, la clausola 6 (Pianificazione) in
ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 richiede tutte l'identificazione di rischi e
opportunità, sebbene ciascuna si focalizzi sui rischi specifici del proprio
ambito.
Le sfide reali: non tutto è
semplice come sembra
Sarebbe disonesto presentare la
Harmonized Structure solo attraverso i suoi benefici. L'adozione pratica
comporta anche criticità concrete, che chi gestisce sistemi di gestione nella
realtà delle PMI conosce bene.
Le organizzazioni potrebbero
dover affrontare resistenza al cambiamento, non è raro trovare anche oggi
sistemi di gestione organizzati secondo i requisiti di vecchie edizioni degli
standard. L'implementazione della HS può richiedere un investimento iniziale in
termini di tempo e risorse per aggiornare i sistemi esistenti e formare il
personale. Per le organizzazioni con sistemi di gestione complessi,
l'armonizzazione può inizialmente sembrare un compito arduo in quanto richiede
di lavorare con team multidisciplinari e toccare contemporaneamente molteplici
fattori, aumentando la complessità.
C'è poi una questione che spesso
non viene detta apertamente: l'armonizzazione della struttura non significa
automaticamente integrazione sostanziale dei sistemi. Avere ISO 9001, ISO 14001
e ISO 45001 con le stesse clausole numerate non garantisce che un'organizzazione
gestisca davvero i tre sistemi in modo integrato. La struttura comune è una
condizione necessaria, non sufficiente. L'integrazione reale richiede scelte
organizzative, processi condivisi e una cultura aziendale che superi i silos
disciplinari.
Il futuro: la HS come
piattaforma in evoluzione
La Harmonized Structure non è un
punto di arrivo: è un framework in continua evoluzione. L'aggiornamento del
2024 sul cambiamento climatico ne è la dimostrazione più recente. È ragionevole
attendersi che nei prossimi anni la HS venga aggiornata per recepire altri temi
emergenti — biodiversità, intelligenza artificiale, sicurezza digitale,
rendicontazione ESG — e che questi aggiornamenti si propaghino, a cascata, in
tutte le norme che su di essa si basano.
Per le organizzazioni
certificate, questo ha un'implicazione strategica importante: comprendere la
Harmonized Structure significa comprendere la "grammatica" con cui
vengono scritte tutte le norme ISO sui sistemi di gestione. Chi padroneggia questa
grammatica è in grado di anticipare le direzioni delle revisioni future, di
integrare nuovi standard con meno sforzo e di costruire sistemi di gestione più
robusti e duraturi.
Riepilogo delle date chiave:
|
Evento |
Anno |
|
Avvio lavori Annex SL (JTCG) |
2006 |
|
Pubblicazione HLS (Annex SL) |
2012 |
|
Avvio revisione HLS |
2018 |
|
Pubblicazione Harmonized
Structure (HS) |
Maggio 2021 |
|
Aggiornamento HS sul
cambiamento climatico |
Febbraio 2024 |
|
ISO 14001:2026 adotta la HS |
Aprile 2026 (previsto) |
|
ISO 9001:2026 adotta la HS |
Autunno 2026 (previsto) |
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