Documenti Obbligatori ISO 9001:2015

Con l'edizione 2015 della ISO 9001:2015 si è diffuso il falso mito che non siano più necessari documenti per dimostrare la conformità alla norma. Il mito è stato alimentato dal fatto che nel nuovo testo sono stati eliminati i riferimenti all'obbligatorietà di avere un "Manuale della Qualità" e i paragrafi relativi a " Tenuta sotto controllo dei documenti" e " Tenuta sotto controllo delle registrazioni".

Di contro però il nuovo capitolo 7.5 Informazioni documentate stabilisce che l'SGQ deve comprendere:

a)  le informazioni documentate richieste dalla presente norma internazionale;

b)  le informazioni documentate che l'organizzazione determina necessarie per l'efficacia del sistema di gestione per la qualità.

Il secondo caso è legato alla complessità dell'organizzazione relativamente alla sua dimensione, al tipo di attività, alle competenze specifiche richieste. Tutte le organizzazioni sono certificabili a fronte degli stessi requisiti richiesti dalla ISO 9001:2015 ma vi è netta differenza tra il "Sig. Rossi Idraulico aggiusta tutto" e, ad esempio, Amazon.

Ma quali sono invece le "informazioni documentate richieste dalla presente norma internazionale" richieste nel primo caso? 

La regola generale, che vale anche per  le altre norme della serie ISO, è quella di fornire una evidenza oggettiva (un documento in qualsiasi formato) ogni qual vota si leggano frasi tipo l’organizzazione deve mantenere informazioni documentate, l‘organizzazione deve conservare appropriate informazioni documentate o l'organizzazione deve assicurare.

Di seguito una tabella riepilogativa di tutte informazioni documentate richieste in modo specifico dalla ISO 9001:2015. L'eventuale non applicabilità di alcuni punti della norma, debitamente motivati, comporterà anche la non necessità di produrre la relativa informazione documentata (si pensi ad esempio all'attività di progettazione non presente i tutte le organizzazioni).

	Argomento	P.to norma 9001:2015	Note
1	Campo di applicazione del SGQ	4.3 Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità L’organizzazione deve determinare i confini e l’applicabilità del sistema di gestione per la qualità per stabilirne il campo di applicazione.
2	Politica della qualità	5.2 Politica della qualità
3	Obiettivi della qualità	6.2 Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento
4	Dispositivi per il monitoraggio e la misurazione	7.1.5.1 Risorse per il monitoraggio e la misurazione - Generalità	Tarature/calibrazioni degli strumenti di misura
5	Risorse / Gestione del personale	7.2 Competenze	Registrazioni relative la formazione, le competenze,l'esperienza e qualificazioni del personale
6	Requisiti per i prodotti e i servizi	8.2.3.2 Riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi	Riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi
7	Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi	8.3.2 Pianificazione della progettazione e sviluppo
8		8.3.3 Input alla progettazione e sviluppo
9		8.3.4 Controlli della progettazione e sviluppo
10		8.3.5 Output della progettazione e sviluppo
11		8.3.6 Modifiche della progettazione e sviluppo
12	Qualifica e monitoraggio dei Fornitori	8.4.1 Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno-Generalità
13	Produzione ed erogazione dei servizi	8.5.1 Controllo della produzione e dell'erogazione dei servizi
14	Identificazione e rintracciabilità	8.5.2 Identificazione e rintracciabilità
15	Proprietà del Cliente	8.5.3 Proprietà che appartengono ai clienti o ai fornitori esterni
16	Controllo sui cambiamenti/modifiche	8.5.6 Controllo delle modifiche
17	Registrazione della conformità di prodotti/servizi	8.6 Rilascio di prodotti e servizi
18		8.7.2 Controllo degli output non conformi
19	Monitoraggio	9.1.1 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione - Generalità
20	Audit interni	9.2 Audit Interno	Programma e Risultai delle verifiche interne
21	Riesame del sistema	9.3 Risultati del riesame della direzione
22	Non conformità e azioni correttive	10.2 Non conformità e azioni correttive